Skuteczna struktura organizacyjna firmy — jak ją stworzyć?

Każde przedsiębiorstwo, które się rozwija, w pewnym momencie staje przed wyzwaniem, jakim jest stworzenie efektywnej struktury organizacyjnej firmy.

Jeśli w Twojej organizacji pojawiła się potrzeba zaprojektowania struktury organizacyjnej oraz późniejszego jej wdrożenia, przeczytaj nasz artykuł.

Spis treści

Czym jest struktura organizacyjna firmy?

Struktura organizacyjna firmy to formalny układ stanowisk, działów i jednostek organizacyjnych wewnątrz przedsiębiorstwa, który określa zależności hierarchiczne oraz funkcjonalne między nimi. 

Taka struktura definiuje, kto jest odpowiedzialny za konkretne zadania, komu podlegają poszczególne działy, a także jakie są ścieżki komunikacyjne i obiegi dokumentów w firmie.

Dzięki jasno określonej strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwo może działać bardziej efektywnie, minimalizując chaos i dezorganizację, szczególnie w miarę rozwoju i wzrostu zatrudnienia.

Elementy struktury organizacyjnej

Struktura organizacyjna składa się z trzech kluczowych elementów, które razem tworzą spójny system zarządzania i komunikacji w firmie:

  • Regulamin organizacyjny to dokument regulujący wewnętrzny porządek firmy. Określa kompetencje poszczególnych jednostek organizacyjnych, ich zadania oraz odpowiedzialności. Dzięki niemu każdy pracownik wie, jakie są jego obowiązki i do kogo może się zwrócić w przypadku wątpliwości czy problemów. Regulamin ten pomaga również w unikaniu konfliktów kompetencyjnych oraz w jasnym określeniu ścieżki akceptacji decyzji. To podstawowy dokument, który tworzy ramy dla funkcjonowania całej organizacji.
  • Opis stanowisk pracy to szczegółowe określenie wymagań kwalifikacyjnych, zakresu obowiązków, odpowiedzialności oraz uprawnień dla poszczególnych stanowisk w firmie. Dzięki temu dokumentowi pracownicy mają jasno sprecyzowane, czego się od nich oczekuje, jakie mają zadania do wykonania oraz jakie są ich uprawnienia. 
  • Schemat organizacyjny to graficzne przedstawienie struktury firmy. Ułatwia on zrozumienie zależności i relacji między poszczególnymi jednostkami organizacyjnymi oraz stanowiskami. Dzięki niemu pracownicy mogą szybko zorientować się, kto jest ich przełożonym, z kim współpracują, a także jak wygląda hierarchia w firmie.

Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?

Podstawowe rodzaje struktur organizacyjnych przedsiębiorstw

Organizacja pracy i zarządzanie w firmie mogą przyjmować różne formy. Dlatego też dobrze zdefiniowana struktura organizacyjna odgrywa niezwykle ważną rolę w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa. Jasno określa relacje między pracownikami, kierownikami i działami.

W zależności od wielkości firmy, rodzaju działalności i celów strategicznych, można zastosować różne typy struktur organizacyjnych.

Struktura płaska

Struktura organizacyjna płaska charakteryzuje się niewielką liczbą szczebli zarządzania. W tej strukturze menedżerowie mają większy zakres obowiązków i muszą wykazywać się dużą elastycznością.

Struktura płaska jest szczególnie skuteczna w małych i średnich firmach, gdzie liczba pracowników jest stosunkowo niewielka, a komunikacja może odbywać się bezpośrednio. Jest również popularna w startupach i firmach technologicznych ceniących sobie większą elastyczność i szybką adaptację do zmian.

Zalety i wady struktury płaskiej

Zalety:

  • Szybki i mało zniekształcony przepływ informacji.
  • Duża samodzielność i możliwość inicjatywy pracowników.
  • Niskie koszty utrzymania kadry zarządzającej.

Wady:

  • Utrudniony bezpośredni nadzór nad pracą.
  • Centralizacja władzy i wiedzy.
  • Ograniczone możliwości awansu dla pracowników.

Struktura liniowa

Struktura organizacyjna liniowa wprowadza większą liczbę osób z kadry zarządzającej. Kierownik zarządza określoną grupą osób, a kierownicy wyższego szczebla zarządzają kierownikami niższego poziomu.

Struktura liniowa jest najczęściej stosowana w średnich przedsiębiorstwach, gdzie nie ma potrzeby zbyt skomplikowanej organizacji. Znajduje zastosowanie w firmach produkcyjnych oraz w organizacjach wojskowych.

Zalety i wady struktury liniowej

Zalety:

  • Pracownik podlega tylko jednemu kierownikowi, co ułatwia kontakt i utrzymanie dyscypliny.
  • Relacje między kierownikiem a pracownikiem są bliższe i bezpośrednie.
  • Łatwiej zidentyfikować problemy i przypisać odpowiedzialność.
  • Sprawny, szybki kontakt między kierownikiem a pracownikiem.
  • Możliwość dosyć szybkiego podejmowania decyzji.

Wady:

  • Silna centralizacja władzy.
  • Mała elastyczność działania.
  • Problemy z komunikacją w przypadku braku jednego kierownika.
  • Kierownikom może być trudno zdobyć pełną wiedzę na temat wszystkich aspektów działania organizacji.
  • Silne skupienie władzy prowadzące do niedostatecznego wykorzystania potencjału pracowników na niższych szczeblach organizacyjnych.

Struktura funkcjonalna

Struktura funkcjonalna ogranicza słabości struktury liniowej, wprowadzając kierowników o różnych specjalnościach. Pracownik ma kilku przełożonych, każdy z nich odpowiada za inną dziedzinę.

Struktura funkcjonalna sprawdza się najlepiej w większych przedsiębiorstwach, które mają zróżnicowane operacje wymagające specjalistycznej wiedzy w różnych dziedzinach. Jest powszechnie stosowana w korporacjach i firmach o stabilnym i dobrze zdefiniowanym zakresie działalności.

Zalety i wady struktury funkcjonalnej

Zalety:

  • Wysokie kompetencje i specjalizacja kadry zarządzającej.
  • Odciążenie kierowników, którzy mogą skupić się na najważniejszych zadaniach.
  • Brak problemu powielania się zadań.

Wady:

  • Trudność utrzymania stałych relacji pomiędzy jednostkami.
  • Wydłużenie czasu trwania procedur.
  • Skomplikowana sieć informacyjna.
  • Trudności w reagowaniu na zmiany.
  • Problemy z podziałem władzy (wielokrotność podporządkowania).
  • Naruszenie zasady jednoosobowego kierownictwa.

Struktura sztabowo-liniowa

Struktura sztabowo-liniowa łączy zalety struktury liniowej i funkcjonalnej. Kierownicy liniowi zarządzają zespołami, wspierani przez sztab specjalistów, którzy nie mają władzy decyzyjnej, ale dostarczają niezbędnych informacji i porad.

Struktura ta jest korzystna w dużych przedsiębiorstwach, gdzie niezbędne jest specjalistyczne wsparcie dla kierowników liniowych, ale gdzie również ważna jest jasna linia komend. Jest często stosowana w firmach o złożonych operacjach, takich jak korporacje przemysłowe i duże instytucje finansowe.

Zalety i wady struktury sztabowo-liniowej

Zalety:

  • Łączenie zalet struktury liniowej i funkcjonalnej.
  • Specjalistyczne wsparcie dla kierowników liniowych.
  • Lepsza jakość podejmowanych decyzji dzięki wiedzy ekspertów.
  • Możliwość szybkiego podejmowania decyzji.
  • Przestrzeganie zasady jednoosobowego kierownictwa.

Wady:

  • Może prowadzić do konfliktów między kierownikami liniowymi a sztabem.
  • Koszty utrzymania sztabu specjalistów.
  • Ryzyko, że komórki sztabowe mogą być postrzegane jako równorzędne z kierownictwem liniowym.
  • Potrzeba koordynacji działań między różnymi jednostkami.
  • Potencjalne konflikty między kierownikami komórek sztabowych a wykonawczymi.

Struktura macierzowa

Struktura macierzowa łączy elementy struktury funkcjonalnej i projektowej. Pracownicy podlegają zarówno kierownikom funkcjonalnym, jak i projektowym.

Struktura macierzowa jest szczególnie efektywna w dużych, złożonych organizacjach, które realizują wiele skomplikowanych projektów jednocześnie. Jest często stosowana w firmach konsultingowych, agencjach reklamowych oraz w sektorze IT.

Zalety i wady struktury macierzowej

Zalety:

  • Elastyczność w zarządzaniu projektami.
  • Wprowadza zasadę wzajemnej kontroli i równowagi pomiędzy różnymi elementami struktury organizacyjnej.
  • Lepsze wykorzystanie zasobów.
  • Zachęca pracowników do współpracy, rozwiązywania konfliktów oraz koordynacji działań pokrewnych.

Wady:

  • Możliwość konfliktów między kierownikami funkcjonalnymi a projektowymi.
  • Skomplikowana struktura utrudnia zarządzanie.
  • Proces podejmowania decyzji i negocjacji wymaga dużo czasu i uzyskania zgody wielu podmiotów.
  • Prowadzi do zwiększenia biurokracji w strukturze organizacyjnej.
  • Może ograniczać kreatywność członków organizacji.

Inne rodzaje struktury organizacyjnej firmy

  • Struktura dywizjonalna — dzieli firmę na odrębne jednostki lub dywizje, które odpowiadają za różne produkty, rynki lub regiony.
  • Struktura fraktalna — każda część organizacji, czy to dział, zespół czy oddział, ma w sobie elementy przypominające całą organizację, co czyni ten rodzaj skalowalnym modelem, który może być stosowany na różnych poziomach.
  • Struktura hybrydowa — łączy elementy różnych struktur, dostosowując się do specyficznych potrzeb firmy.
  • Struktura misyjna — skupia się na realizacji specyficznych misji lub projektów, które są kluczowe dla organizacji.
  • Struktura procesowa — koncentruje się na zarządzaniu procesami, a nie jednostkami organizacyjnymi.
  • Struktura projektowa — tworzy zespoły projektowe, które pracują nad konkretnymi zadaniami od początku do końca.
  • Struktura promienista — centrum (np. zarząd) zarządza wieloma jednostkami (np. działami) rozproszonymi po całym przedsiębiorstwie.
  • Struktura sieciowa — opiera się na współpracy zewnętrznych partnerów i podwykonawców, zamiast na wewnętrznych działach.
  • Struktura typu H (holding) — charakteryzuje się podziałem firmy na niezależne jednostki operacyjne lub spółki zależne, które działają samodzielnie, ale są nadzorowane i koordynowane przez centralną jednostkę holdingową.
  • Struktura typu M (multidivisional) — podzielona na oddzielne dywizje lub jednostki biznesowe, z których każda odpowiedzialna jest za określoną linię produktów lub rynki, a centralne zarządzanie koordynuje i wspiera ich działalność strategiczną i finansową.
  • Struktura typu U (unitary) — charakteryzuje się scentralizowaną formą organizacji, w której wszystkie funkcje (takie jak marketing, produkcja, finanse) są zgrupowane w jedną jednostkę zarządzania, a decyzje podejmowane są przez centralny zarząd.
  • Struktura wirtualna — opiera się na technologii, umożliwiając pracownikom pracę zdalną i współpracę na odległość.
  • Struktura zadaniowa — organizuje pracę wokół konkretnych zadań lub projektów, tworząc tymczasowe zespoły specjalistów z różnych działów, które są rozwiązane po ukończeniu zadania.

Wybór właściwej struktury organizacyjnej jest zadaniem, które w dużej mierze decyduje o sukcesie firmy. Każda struktura ma swoje zalety i wady, które mogą wpływać na to, jak skutecznie będzie działać Twoje przedsiębiorstwo. Dlatego tak ważne jest to, aby dokładnie przeanalizować potrzeby firmy, jej cele strategiczne i otoczenie rynkowe przed podjęciem decyzji o wdrożeniu konkretnej struktury.

Przeczytaj także: Umowy B2B – co powinieneś o nich wiedzieć?

Budowanie struktury organizacyjnej

Dzięki przemyślanemu stworzeniu struktury organizacyjnej w firmie łatwiej jest efektywnie zarządzać zasobami, dzielić zadania i koordynować działania. Poniżej znajdziesz przewodnik po zasadach budowania struktury organizacyjnej oraz krokach, które należy podjąć, aby stworzyć skuteczną strukturę.

Zasady tworzenia struktury organizacyjnej

  1. Zasada dostosowania struktury do celów i strategii organizacji
    Struktura organizacyjna powinna wspierać realizację długoterminowych celów i strategii firmy. Oznacza to, że musi być zgodna z misją i wizją przedsiębiorstwa, aby ułatwić osiąganie założonych wyników.
  2. Zasada minimalnej złożoności
    Jeśli zadbasz o prostotę w strukturze organizacyjnej oraz wyeliminujesz zbędne procesy, łatwiej będzie jasno dzielić obowiązki i zadania oraz zwiększać efektywność działań w Twojej firmie.
  3. Zasada najlepszego wykorzystania potencjału ludzkiego
    Pamiętaj o tym, aby przyporządkować pracowników do odpowiednich zadań i obszarów działalności, aby maksymalnie wykorzystać ich umiejętności i kompetencje. Dzięki temu w pełni wydobędziesz i wykorzystasz talenty w zespole, co przełoży się na lepsze wyniki pracy.
  4. Zasada jednolitości kierownictwa
    Każdy pracownik powinien mieć jednego bezpośredniego przełożonego. To pozwala na zachowanie jasności w hierarchii i klarowności w rozdziale obowiązków. Dzięki dostosowaniu struktury organizacyjnej do zasady jednolitości kierownictwa unikniesz nieporozumień, niejasności, czy chaosu.
  5. Zasada dostosowania struktury do zewnętrznych warunków działania
    Struktura organizacyjna powinna być projektowana tak, aby odpowiadać na zmieniające się warunki zewnętrzne, takie jak dynamika rynku czy potrzeby klientów. Dzięki temu organizacja będzie elastyczna i gotowa dostosować swoje procesy, procedury i strukturę do nowych wymagań i sytuacji.
  6. Zasada uwzględnienia w strukturze specyficznych cech działalności przedsiębiorstwa
    Każda firma ma swoje własne cele, strategie, produkty, procesy i kulturę organizacyjną, które wpływają na sposób jej funkcjonowania. Dlatego też struktura organizacyjna powinna być zaprojektowana tak, aby odzwierciedlać te specyficzne cechy i wspierać realizację celów firmy.
  7. Zasada zgodności zakresu uprawnień i odpowiedzialności
    Jednostki organizacyjne powinny mieć odpowiednie kompetencje i uprawnienia adekwatne do swoich zadań. Dzięki zachowaniu tej zasady każdy wie, czego się spodziewać od siebie i od innych, co pomaga w sprawnym funkcjonowaniu firmy.

Projektowanie pierwszej struktury organizacyjnej krok po kroku

Zrozumienie celów biznesowych

Na początek należy zrozumieć cele strategiczne firmy, które będą stanowiły fundament dla całej struktury organizacyjnej. Zbadaj, jakie cele chce osiągnąć firma w krótko- i długoterminowej perspektywie.

Analiza procesów biznesowych

Następnym krokiem jest przeprowadzenie dogłębnej analizy procesów biznesowych. Ta analiza pozwoli Ci na zidentyfikowanie najważniejszych procesów, które przyczyniają się do osiągnięcia celów firmy. Zastanów się, jak poszczególne procesy są ze sobą powiązane i jakie zasoby są do nich potrzebne.

Wybór struktury organizacyjnej, uwzględniając wielkość i złożoność firmy

Kolejnym istotnym aspektem jest dostosowanie struktury organizacyjnej do wielkości i złożoności firmy. Jeśli firma jest mała lub dopiero startuje zwykle wybiera się prostą strukturę organizacyjną, która pozwoli na szybką komunikację i podejmowanie decyzji (np. struktura płaska). W przypadku większych firm zwykle konieczne jest wprowadzenie bardziej skomplikowanej struktury, która uwzględni różnorodność działalności (np. stuktura funkcjonalna).

Projektowanie struktury organizacyjnej

Jeśli znasz cele, określiłeś procesy i wybrałeś konkretny rodzaj struktury organizacyjnej na podstawie wielkości i złożoności firmy, możesz przejść do projektowania konkretnej struktury organizacyjnej. Określ, jakie jednostki organizacyjne będą istniały w firmie, jak będą ze sobą powiązane i jakie będą miały zakresy odpowiedzialności. Warto przy tym uwzględnić zarówno potrzeby firmy, jak i oczekiwania pracowników.

Finalizacja i wdrażanie struktury organizacyjnej

Ostateczny etap to finalizacja projektu struktury organizacyjnej i przygotowanie do jej wdrożenia. Należy zatwierdzić ostateczną wersję struktury oraz przeprowadzić niezbędne szkolenia lub zadbać o zasoby, aby wszyscy pracownicy byli świadomi zmian i mogli dostosować się do nowej struktury.

Zarządzanie strukturą organizacyjną w firmie

Po wdrożeniu struktury organizacyjnej regularnie monitoruj jej funkcjonowanie oraz oceniaj jej efektywność. W miarę możliwości należy ją modyfikować i dostosowywać, aby mieć pewność, że struktura organizacyjna nadal skutecznie wspiera realizację celów firmy.

Dzięki starannemu projektowaniu i dostosowaniu struktury organizacyjnej do celów i potrzeb firmy możesz maksymalnie wykorzystać zasoby i zwiększyć efektywność działań. Pamiętajmy, że proces tworzenia i zarządzania strukturą organizacyjną jest ciągłym wyzwaniem, które wymaga monitorowania, analizy i dostosowywania się do zmieniających się warunków zewnętrznych i wewnętrznych. 

Szukasz księgowości, masz dodatkowe pytania? Wyślij zapytanie mailowe lub umów rozmowę

Co to jest pełna księgowość?

Przekonaj się, jakie są różnice między uproszczoną a pełną księgowością, z jakimi obowiązkami przedsiębiorcy muszą się mierzyć, jeśli zdecydują się prowadzić w zaawansowany sposób księgi handlowe oraz jakie są zalety i wady tego rodzaju ewidencji finansowej.

Przeczytaj artykuł