Przekonaj się, jakie są różnice między uproszczoną a pełną księgowością, z jakimi obowiązkami przedsiębiorcy muszą się mierzyć, jeśli zdecydują się prowadzić w zaawansowany sposób księgi handlowe oraz jakie są zalety i wady tego rodzaju ewidencji finansowej.
Co to jest pełna księgowość?
Pełna księgowość to bardzo dokładny sposób ewidencjonowania operacji gospodarczych w firmie. W odróżnieniu od prostszych metod, takich jak na przykład Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów, pełna księgowość rejestruje znacznie więcej informacji, co pozwala uzyskać pełniejszy obraz kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Prowadząc pełną księgowość, należy przechowywać wszystkie dokumenty kupna i sprzedaży, a także odnotowywać wszystkie przelewy, czy transakcje.
Uproszczona księgowość a pełna księgowość — różnice
W przypadku uproszczonej księgowości dokumentacja jest znacznie bardziej ograniczona. Najczęściej stosowane formy księgowości uproszczonej to Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) oraz ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Rejestracja zdarzeń gospodarczych jest mniej szczegółowa i obejmuje głównie przychody i wydatki. Uproszczona księgowość jest często wybierana przez mniejsze firmy lub osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą, których roczne przychody netto nie przekraczają 2 milionów euro w polskiej walucie.
W pełnej księgowości wymagana jest znacznie bardziej rozbudowana dokumentacja. Oprócz standardowych dokumentów takich jak faktury, rachunki czy umowy, konieczne jest prowadzenie szczegółowych rejestrów i ewidencji, np. dziennika, księgi głównej, ksiąg pomocniczych, zestawień obrotów i sald kont. W Polsce obowiązek prowadzenia ewidencji w formie ksiąg rachunkowych jest nałożony na niektóre rodzaje firm, zwłaszcza dla tych o wysokich obrotach lub większej skali działalności.
Na czym polega pełna księgowość?
Pełna księgowość wymaga prowadzenia dodatkowych rejestrów i ewidencji, aby śledzić różnorodne aspekty działalności firmy. W jej skład wchodzą m.in.:
- dziennik,
- księga główna,
- księgi pomocnicze,
- zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej,
- wykaz składników aktywów oraz pasywów.
Jest to bardziej szczegółowy i precyzyjny sposób prowadzenia księgowości, który zapewnia maksymalną przejrzystość danych ekonomicznych dotyczących podmiotu gospodarczego. Jeśli podmiot gospodarczy obraca dużymi kwotami, księgi handlowe pozwalają zapobiegać niektórym oszustwom podatkowym i finansowym.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?
Obowiązek prowadzenia księgowości — kogo dotyczy?
Obowiązek prowadzenia pełnej księgowości dotyczy głównie dużych firm oraz podmiotów o wysokich obrotach. Zgodnie z polskimi przepisami, zobligowane do prowadzenia ksiąg rachunkowych są m.in.:
- Spółki komandytowe.
- Spółki komandytowo-akcyjne.
- Spółki akcyjne.
- Spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
- Samorządy i związki samorządowe.
- Organizacje budżetowe.
- Osoby zagraniczne, oddziały i przedsiębiorstwa zagraniczne.
- Organizacje funkcjonujące na zasadach prawa bankowego bądź przepisów pokrewnych.
- Podmioty, których roczny przychód osiągnął lub przekroczył kwotę 2 milionów euro w polskiej walucie. To oznacza, że od 1 stycznia 2024 roku, wszyscy podatnicy, których dochody w roku poprzedzającym przekroczyły 9 218 200 zł, są zobowiązani do przejścia na pełną księgowość.
Pamiętaj, że nawet jeśli Twoje dochody z poprzedniego roku nie przekroczyły 2 milionów euro, masz prawo zacząć prowadzić pełną księgowość (czyli księgi rachunkowe). Wystarczy, że poinformujesz o tym urząd skarbowy przed rozpoczęciem nowego roku podatkowego, np. poprzez dokonanie odpowiednich zmian w rejestrze CEIDG.
Jeśli Twoja firma ma obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, nie musisz powiadamiać urzędu skarbowego o tym fakcie, ani informować go o przejściu na księgi rachunkowe z powodu przekroczenia limitu dochodów w wysokości 2 milionów euro.
Zasady pełnej księgowości
Prowadzenie ksiąg rachunkowych wymaga przestrzegania szczegółowych zasad i procedur. Zgodnie z przepisami prawa, zapisy księgowe należy prowadzić w sposób rzetelny, bezbłędny, sprawdzalny i bieżący, czyli:
- Księgi rachunkowe muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan finansów firmy.
- Wszystkie transakcje finansowe muszą być kompletnie i poprawnie zaksięgowane.
- Księgi powinny umożliwiać weryfikację poprawności zapisów.
- Dane księgowe muszą być aktualizowane na bieżąco, aby umożliwić terminowe sporządzanie sprawozdań finansowych.
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych
W ustawie o rachunkowości zawarto zapis dotyczący tego, jak należy prowadzić księgi handlowe przez jednostkę organizacyjną:
- Otwarcie ksiąg rachunkowych — księgi należy otworzyć w dniu rozpoczęcia działalności oraz na początku każdego kolejnego roku obrotowego.
- Dokładne zapisy — zapisy w księgach muszą być dokonywane w sposób trwały, bez pozostawiania miejsca na późniejsze zmiany. W przypadku prowadzenia ksiąg w formie elektronicznej należy stosować odpowiednie procedury chroniące przed utratą danych, zniszczeniem lub modyfikacją.
- Elementy zapisu księgowego — każdy zapis księgowy powinien zawierać datę operacji, rodzaj i numer identyfikacyjny dowodu księgowego, opis operacji, kwotę i oznaczenie kont.
- Dodatkowe ewidencje — oprócz głównych ksiąg rachunkowych, należy prowadzić dodatkowe ewidencje, takie jak dziennik, księga główna, księgi pomocnicze i zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.
- Zamknięcie ksiąg rachunkowych — księgi należy zamknąć w momencie zakończenia roku obrotowego lub w dniu zakończenia działalności firmy, włączając w to sprzedaż, likwidację lub postępowanie upadłościowe.
Samodzielne prowadzenie księgowości
Do samodzielnego prowadzenia księgowości pełnej nie potrzebujesz specjalnych uprawnień ani kwalifikacji. Jednak dokładne prowadzenie księgowości pełnej to dosyć skomplikowany proces, który wymaga znajomości zasad rachunkowości, dużej staranności i precyzji. Dlatego tak wiele firm decyduje się na outsourcing pełnej księgowości.
W naszym biurze rachunkowym LinkTAX przydzielimy Ci specjalistę, który doskonale zna specyfikę Twojej branży i kompleksowo zajmie się wszystkimi sprawami związanymi z pełną księgowością. Wypełnij formularz. Nasz doradca skontaktuje się Tobą, aby przedstawić szczegóły współpracy.
Chcesz mieć pewność, że księgowość Twojej firmy jest w dobrych rękach?
Kiedy warto prowadzić pełną księgowość?
Prowadzenie pełnej księgowości nie zawsze jest obowiązkowe, ale w niektórych przypadkach warto zdecydować się na tę bardziej kompleksową formę ewidencji finansowej. Choć może być droższa i wymagać większego nakładu pracy, warto zastanowić się nad rezygnacją z uproszczonej księgowości na rzecz prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Główne korzyści prowadzenia księgowości pełnej
- Niewątpliwą zaletą pełnej księgowości jest to, że zapewnia dokładny wgląd w stan finansowy organizacji, w tym dostępność gotówki, saldo kont oraz zobowiązania.
- Dzięki kompleksowej dokumentacji finansowej, firma może łatwiej uzyskać wsparcie finansowe w postaci dotacji oraz innych form wsparcia.
- Prowadząc pełną księgowość, Twoja firma może spełnić wymagania niezbędne do uzyskania statusu OPP (status ten może zwiększyć atrakcyjność organizacji w oczach darczyńców i sponsorów).
- Umożliwia dokładne śledzenie finansów poszczególnych projektów, w tym dotacji, darowizn i kosztów związanych z ich realizacją.
- Księgi rachunkowe umożliwiają precyzyjne śledzenie przepływów pieniężnych w firmie. Rejestracja każdej transakcji finansowej pozwala na bieżąco monitorować, skąd pochodzą wpływy, na co są wydawane środki oraz jakie są ogólne tendencje finansowe przedsiębiorstwa.
- Przedsiębiorstwo ma możliwość dopasowania polityki rachunkowości do specyfiki swojej działalności, co zwykle pozytywnie wpływa na zarządzanie finansami.
Wady pełnej księgowości
Mimo że można wymienić wiele zalet pełnej księgowości, ta forma ma też swoje wady, o których należy wspomnieć.
- Oprócz CIT-8, konieczne jest sporządzanie szczegółowych sprawozdań finansowych.
- Prowadzenie pełnej księgowości wymaga większego nakładu czasu w porównaniu do księgowości uproszczonej, ze względu na konieczność dokładniejszego rejestrowania i analizowania danych finansowych.
- Samodzielne prowadzenie pełnej księgowości wymaga stałego monitorowania zmian w przepisach podatkowych i rachunkowych, co może być czasochłonne i wymagać specjalistycznej wiedzy. Dlatego warto rozważyć skorzystanie z usług biura rachunkowego, aby uniknąć błędów, które mogłyby zaszkodzić organizacji.
Ile kosztuje pełna księgowość?
Koszt pełnej księgowości zależy od oferty danego biura rachunkowego. Zwykle cena ta oscyluje w granicach około 500-600 zł, jednak należy pamiętać, że może być znacznie wyższa, w zależności od wielkości firmy i ilości dokumentów do rozliczenia.
W LinkTAX koszt prowadzenia pełnej księgowości zaczyna się od 449 zł. Zdejmiemy z Twoich barków obowiązki związane z koniecznością prowadzenia pełnych ksiąg. Rzetelnie zajmiemy się rozliczeniami, przygotujemy roczne sprawdzanie finansowe oraz otrzymasz od nas program do fakturowania gratis. Wypełnij formularz, a nasz doradca skontaktuje się z Tobą i przedstawi szczegóły współpracy. Pełny cennik naszych usług możesz sprawdzić tutaj.
Każdy przedsiębiorca ma możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych. Warto jednak oddelegować to zadanie specjalistom, ponieważ pełna księgowość wymaga znajomości zasad rachunkowości oraz narzuca szereg wytycznych dotyczących samego prowadzenia ksiąg. Jak każda inna forma księgowości — posiada swoje zalety i wady. Dlatego należy je przeanalizować i — jeśli Twoja firma nie ma narzuconego obowiązku prowadzenia pełnej księgowości — warto rozważyć uproszczoną księgowość.
