Jako przedsiębiorca zaangażowany w działalność gospodarczą masz obowiązek prowadzić rzetelną ewidencję księgową. Jeśli spełniasz określone warunki, możesz zdecydować się na księgowość uproszczoną, która wymaga ewidencjonowania tylko podstawowych danych finansowych. Przeczytaj artykuł i dowiedz się, czym charakteryzuje się, dla kogo jest i jak prowadzić uproszczoną księgowość.
Spis treści
Na czym polega uproszczona księgowość?
Uproszczona księgowość, inaczej mała księgowość, nakłada na działalność gospodarczą obowiązek ewidencjonowania jedynie podstawowych danych finansowych, co sprawia, że jest łatwiejszym sposobem rozliczania z urzędem skarbowym.
Formy księgowości uproszczonej:
- Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów (PKPiR) — wymaga od Ciebie zapisywania przychodów i wydatków, jest więc stosunkowo prosta i przystępna. Wymaga jednak założenia księgi na początku prowadzenia działalności lub na początku roku podatkowego.
- Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych — jesteś zobowiązany jedynie do rejestrowania przychodów firmy.
- Karta podatkowa — ta forma opodatkowania jest stopniowo wycofywana i nie jest dostępna dla nowych przedsiębiorców. W tym przypadku nie prowadzisz żadnej ewidencji finansowej, a wysokość podatku nie zależy od Twojego dochodu.
Pamiętaj, że w zależności od formy opodatkowania mogą Cię również obowiązywać dodatkowe ewidencje, takie jak:
- Rejestry VAT — jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, masz obowiązek prowadzić rejestr zakupu i sprzedaży VAT. Powinien on zawierać szczegółowe informacje o transakcjach zakupu i sprzedaży, w tym dane kontrahentów oraz liczbowe dane dotyczące podatku VAT.
- Ewidencja środków trwałych — to zbiór informacji o trwałych aktywach używanych w Twojej działalności, takich jak maszyny czy pojazdy, z określeniem ich wartości początkowej i stawek amortyzacji. Musisz ją prowadzić, jeśli prowadzisz księgę przychodów i rozchodów lub rozliczasz się ryczałtem.
- Ewidencja wyposażenia — rejestr rzeczowych składników majątku związanych z działalnością, których wartość mieści się w przedziale od 1 500 do 10 000 zł i które nie kwalifikują się jako środki trwałe, z planowanym okresem użytkowania krótszym niż rok. Obowiązek jej prowadzenia spoczywa na przedsiębiorcach korzystających z KPiR oraz ewidencji przychodów.
- Ewidencja przebiegu pojazdu VAT — jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT i chcesz odliczyć 100% VAT od kosztów eksploatacji pojazdów, musisz zgłosić pojazd do Urzędu Skarbowego na druku VAT-26 i prowadzić szczegółową ewidencję przebiegu, aby udowodnić jego wykorzystanie biznesowe.
- Ewidencja przebiegu pojazdu PIT — to dokumentacja, którą musisz prowadzić, jeśli używasz prywatnego samochodu w działalności gospodarczej, aby móc odliczyć koszty jego eksploatacji od podatku dochodowego.
Kto może prowadzić uproszczoną księgowość?
Z uproszczonej księgowości mogą dobrowolnie skorzystać przede wszystkim:
- Osoby fizyczne prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą.
- Spółki cywilne osób fizycznych.
- Spółki jawne osób fizycznych.
- Spółki partnerskie.
- Spółki socjalne.
Pamiętaj! Uprawnienie do korzystania z uproszczonej księgowości dotyczy tych firm, których roczne przychody netto z handlu towarami, produktami i działalności finansowej nie przekraczają 2 milionów euro w polskiej walucie. Jeśli Twoja firma osiągnie przychody wyższe niż wspomniana kwota, będziesz musiał przejść na pełną księgowość.
Jakie działalności muszą wybrać księgowość pełną niezależnie od wysokości przychodów?
- Spółki kapitałowe, takie jak spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.
- Spółki komandytowe.
- Spółki komandytowo-akcyjne.
Przeczytaj także: Jakie są rodzaje spółek w Polsce?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Podatkowa księga przychodów i rozchodów pozwala na uproszczone prowadzenie ewidencji finansowej Twojej działalności. Prowadząc KPiR, płacisz podatek od osiągniętego dochodu, czyli przychód pomniejszony o koszty. Dzięki temu możesz obliczyć podstawę opodatkowania (podatku liniowego ze stałą stawką 19% lub według zasad ogólnych 18% i 32%). Co ważne, jeśli Twoja firma nie osiąga przychodów, nie opłacasz podatku.
Jakie obowiązki wiążą się z KPiR?
- Musisz założyć księgę na dzień rozpoczęcia działalności gospodarczej lub na dzień 1 stycznia danego roku podatkowego.
- W ciągu 20 dni od założenia księgi, należy poinformować o tym właściwy urząd skarbowy.
- Wszystkie operacje gospodarcze muszą być udokumentowane i na bieżąco wpisywane do księgi. Do zapisów w KPiR wykorzystuje się dokumenty księgowe takie jak faktury, rachunki, dowody wewnętrzne.
- KPiR może być prowadzona w formie papierowej lub elektronicznej, a jej zawartość oraz sposób przechowywania są ściśle określone przepisami. Musi zawierać 17 kolumn, a do najważniejszych należą kolumny dla: daty, opisu zdarzenia gospodarczego, przychodów oraz kosztów.
- Możesz wybrać jedną z dwóch metod ujmowania kosztów: kasową (uproszczoną) lub memoriałową. Metoda kasowa polega na ujmowaniu kosztów w momencie ich poniesienia, natomiast metoda memoriałowa wymaga rejestrowania przychodów i wydatków w czasie, do którego się odnoszą, bez względu na moment ich faktycznej płatności.
- W zależności od specyfiki działalności, możesz być zobowiązany do prowadzenia dodatkowych ewidencji, takich jak ewidencja środków trwałych, ewidencja wyposażenia, ewidencja przebiegu pojazdu, rejestry VAT, o których wspomniane było wcześniej.
- Po zakończeniu każdego miesiąca należy dokonać podsumowania wartości w poszczególnych kolumnach KPiR.
- Jeśli jesteś czynnym podatnikiem VAT, musisz na podstawie rejestru VAT sporządzić i złożyć deklaracje rozliczeniowe VAT-7 (miesięczne) lub VAT-7K (kwartalne) do 25. dnia miesiąca następującego po okresie rozliczeniowym.
- Wszystkie dokumenty księgowe, na podstawie których dokonano wpisów do KPiR, należy przechowywać przez 5 lat, licząc od końca roku podatkowego, w którym zakończono prowadzenie ewidencji.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych
Na ryczałcie od przychodów ewidencjonowanych płacisz podatek od zarejestrowanego przychodu, nie uwzględniając ponoszonych kosztów. Stawki podatkowe zależą od rodzaju Twojej działalności gospodarczej.
Decyzję o rozliczaniu się na zasadach ryczałtu najlepiej jest podjąć już na etapie rejestracji firmy, choć masz możliwość zmiany formy opodatkowania w trakcie jej działania.
Jeśli zdecydujesz się na ryczałt, będziesz rozliczać się z urzędem skarbowym co miesiąc lub co kwartał (o ile przychody uzyskane z prowadzonej działalności w ciągu ostatniego roku nie przekroczyły progu 25 000 euro).
Jednakże nie każdy ma możliwość skorzystania z tej formy opodatkowania. Wykluczone są osoby prowadzące określone typy działalności, takie jak:
- apteki,
- lombardy,
- handel częściami motoryzacyjnymi.
- udzielanie pożyczek pod zastaw,
- wytwarzanie wyrobów objętych podatkiem akcyzowym
- kupno i sprzedaż wartości dewizowych.
Różnice między księgowością pełną a uproszczoną
Pełna księgowość wymaga dokładnego i szczegółowego rejestrowania wszystkich transakcji finansowych, co zapewnia wgląd w kondycję finansową firmy, ale niewątpliwie jest bardziej czasochłonne i wymaga wsparcia ze strony doświadczonych księgowych. Ponadto pełna księgowość umożliwia lepsze planowanie podatkowe i optymalizację oraz zapewnia większą elastyczność i może być lepiej dostosowana do potrzeb.
Uproszczona księgowość koncentruje się na rejestracji wybranych operacji, co sprawia, że jest bardziej przystępna i mniej obciążająca, zwłaszcza dla mniejszych przedsiębiorstw, które nie są zobligowane do prowadzenia pełnej księgowości. Dzięki mniejszej ilości wymaganej dokumentacji uproszczona księgowość jest idealnym rozwiązaniem dla tych, którzy dopiero rozpoczynają swoją przygodę z biznesem. Uproszczona księgowość, choć łatwiejsza w obsłudze, może nie oferować tak szerokich możliwości w zakresie optymalizacji podatkowej, jak pełna księgowość.
Księgowość pełna czy uproszczona – którą wybrać?
Dla małych przedsiębiorstw i osób dopiero rozpoczynających swoją działalność uproszczona księgowość zwykle jest całkowicie wystarczająca. Jednak, jeśli Twoja firma rozwija się i zwiększa swoją złożoność finansową, pełna księgowość może zapewnić Ci bardziej kompleksowy wgląd w finanse oraz lepsze możliwości optymalizacji podatkowej.
Bez względu na to, którą opcję wybierzesz, warto skonsultować się z Biurem Rachunkowym LinkTAX. Nasi specjaliści pomogą Ci dostosować system księgowy do Twojego przedsiębiorstwa.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?
Minusy i plusy księgowości uproszczonej
Zalety księgowości uproszczonej
- Niższe koszty usług księgowych.
- Dużo prostsza i szybsza w prowadzeniu niż pełna księgowość.
- Uwalnia od obowiązku sporządzania rozbudowanego sprawozdania finansowego (należy tylko złożyć CIT-8).
Wady księgowości uproszczonej
- Dostępna jedynie dla mniejszych firm.
- Nie pozwala na głęboką analizę finansową.
- W niektórych przypadkach uniemożliwia staranie się o te dotacje, które wymagają prowadzenia pełnej księgowości.
Minusy i plusy pełnej księgowości
Zalety pełnej księgowości
- Większa kontrola finansowa, dzięki dokładnemu wglądu do stanu finansowego organizacji, w tym gotówki, kont i zobowiązań.
- Umożliwia szczegółowe monitorowanie finansów projektów, w tym dotacji, darowizn i kosztów.
- Ułatwia ubieganie się o dotacje i inne formy wsparcia finansowego
- Umożliwia uzyskanie statusu Organizacji Pożytku Publicznego.
- Daje możliwość dostosowania polityki rachunkowości do specyfiki przedsiębiorstwa.
Wady pełnej księgowości
- Oprócz CIT-8, konieczne jest sporządzanie szczegółowych sprawozdań finansowych.
- Prowadzenie pełnej księgowości wymaga większego nakładu czasu, niż w przypadku księgowości uproszczonej
- Samodzielne prowadzenie księgowości wymaga stałego śledzenia zmian w przepisach, dlatego warto skorzystać z usług biura rachunkowego, aby mieć pewność, że nie pojawią się żadne błędy, które naraziłyby organizację na straty.
Wybierając między księgowością pełną a uproszczoną, musisz mieć na uwadze wiele czynników — skalę działalności, wymagania prawne oraz potrzeby finansowe i podatkowe Twojej firmy. Niezaprzeczalnym plusem księgowości uproszczonej jest jej prostota oraz niższe koszty prowadzenia. Dlatego też jest najczęstszym wyborem mniejszych przedsiębiorstw i tych na początku drogi biznesowej. Z kolei pełna księgowość, choć bardziej złożona i czasochłonna, zapewnia dokładniejszy wgląd w finanse firmy, co stanowi atut dla większych przedsiębiorstw. Jeśli wahasz się, którą formę wybrać, skontaktuj się z nami. Nasi doświadczeni specjaliści służą wsparciem oraz zapewnią Ci dopasowane rozwiązania księgowe.
