Przekonaj się, co to jest Numer Identyfikacji Podatkowej, do czego i komu jest potrzebny oraz jak złożyć wniosek o NIP. Z artykułu dowiesz się także, jak sprawdzić NIP kontrahenta oraz swój. Wyjaśniamy również, czym różni się NIP od numeru REGON.
Spis treści
Co to jest NIP?
NIP, czyli Numer Identyfikacji Podatkowej, to unikalny, dziesięciocyfrowy numer, który służy do identyfikacji podatników w Polsce.
Został on wprowadzony na mocy ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników w 1996 roku, aby usprawnić procesy podatkowe oraz kontrolę fiskalną. Początkowo NIP był nadawany wszystkim podatnikom, zarówno osobom fizycznym, jak i przedsiębiorstwom. Jednak od 2011 roku, obowiązek posiadania NIP dotyczy głównie osób prowadzących działalność gospodarczą oraz podmiotów prawnych. Dla osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej, do identyfikacji podatkowej służy numer PESEL.
NIP jest nadawany przez naczelnika urzędu skarbowego i przypisany na stałe, zarówno dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, jak i dla podmiotów prawnych, takich jak spółki, fundacje czy stowarzyszenia.
Co więcej, NIP jest przypisywany na całe życie lub na cały okres istnienia danego podmiotu gospodarczego i nie ulega zmianie, nawet jeśli działalność zostanie zawieszona lub zaprzestana.
W przypadku działalności operującej na terenie Unii Europejskiej istnieje możliwość nadania tzw. NIP europejskiego, który umożliwia dokonywanie transakcji wewnątrzwspólnotowych.
Ile cyfr ma NIP? Jak dokładnie jest zbudowany Numer Identyfikacji Podatkowej?
Numer Identyfikacji Podatkowej składa się z dziesięciu cyfr.
- Pierwsze trzy cyfry numeru NIP oznaczają kod urzędu skarbowego, który nadał numer.
- Kolejne sześć cyfr to kod przypisany danemu podatnikowi.
- Ostatnia, dziesiąta cyfra, to cyfra kontrolna, która jest obliczana według specjalnego algorytmu w celu weryfikacji poprawności całego numeru.
Kto powinien posiadać Numer Identyfikacji Podatkowej?
Numer Identyfikacji Podatkowej powinien posiadać każdy podatnik, który prowadzi działalność gospodarczą, niezależnie od jej formy prawnej. Dotyczy to zarówno osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, jak i spółek, fundacji, stowarzyszeń oraz innych jednostek organizacyjnych. W niektórych przypadkach NIP jest również wymagany dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, jeśli są one zobowiązane do dokonywania określonych płatności podatkowych.
Kogo dotyczy obowiązek posiadania Numeru Identyfikacji Podatkowej?
NIP jest identyfikatorem podatkowym dla:
-
Osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą — każda osoba fizyczna, która prowadzi działalność gospodarczą, musi posiadać NIP jako podstawowy identyfikator podatkowy niezbędny do rozliczeń podatkowych.
-
Osób prawnych — dotyczy to podmiotów takich jak fundacje, stowarzyszenia, spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjne.
-
Osób prowadzących działalność nieewidencjonowaną.
-
Jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej — na przykład spółki jawne, partnerskie, komandytowe i komandytowo-akcyjne, które są podatnikami na mocy ustaw podatkowych, również muszą posiadać identyfikator podatkowy w postaci numeru NIP.
-
Innych podmiotów będących podatnikami — obowiązek ten dotyczy także podmiotów, które nie są osobami fizycznymi, prawnymi ani jednostkami organizacyjnymi, ale które zgodnie z przepisami podatkowymi, jak na przykład spółka cywilna w zakresie podatku VAT.
-
Płatników podatków.
-
Płatników składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne.
Chcesz mieć pewność, że księgowość Twojej firmy jest w dobrych rękach?
Jak uzyskać NIP?
Aby wyrobić NIP, należy złożyć odpowiednie zgłoszenie identyfikacyjne w urzędzie skarbowym. Proces uzyskania NIP różni się w zależności od statusu osoby składającej wniosek oraz rodzaju prowadzonej działalności gospodarczej.
Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą
Jeżeli osoba fizyczna zakłada działalność gospodarczą, powinna złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej na formularzu CEIDG-1. W ramach tego wniosku automatycznie odbywa się nadanie numeru NIP przez naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla miejsca zamieszkania. Cały proces jest bezpłatny, a nadanie numeru NIP następuje w ciągu trzech dni od złożenia poprawnego zgłoszenia.
Jeżeli osoba fizyczna już posiada NIP, nie zostanie jej nadany nowy numer. W takim przypadku wcześniejszy NIP staje się jednocześnie numerem identyfikacyjnym dla prowadzonej działalności gospodarczej.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej
Osoby fizyczne, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale potrzebują NIP, np. do celów podatkowych lub ubezpieczeniowych, muszą złożyć zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-7. Formularz ten składa się w urzędzie skarbowym właściwym dla miejsca zamieszkania.
Osoby prawne i jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej
Osoby prawne, takie jak spółki z o.o., spółki akcyjne, fundacje czy stowarzyszenia, oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (np. spółki jawne, partnerskie, komandytowe), składają zgłoszenie identyfikacyjne na formularzu NIP-2. Formularz ten należy złożyć w urzędzie skarbowym właściwym dla podatku dochodowego.
Spółka cywilna
Spółka cywilna, która może być płatnikiem składek na ubezpieczenie społeczne lub podatnikiem podatku dochodowego, również musi uzyskać własny numer NIP. W takim przypadku wspólnicy spółki składają zgłoszenie identyfikacyjne NIP-2, a jeśli są to osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, to także wniosek o wpis do CEIDG.
Podsumowując, aby wyrobić NIP, trzeba złożyć odpowiedni formularz w urzędzie skarbowym:
-
CEIDG-1 dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą,
-
NIP-7 dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
-
NIP-2 dla osób prawnych i jednostek organizacyjnych.
Ważne terminy i dodatkowe informacje
Zgłoszenie identyfikacyjne, które jest podstawą do nadania numeru NIP, powinno być złożone nie później niż w terminie przewidzianym na złożenie pierwszej deklaracji podatkowej, informacji, oświadczenia lub wraz z dokonaniem pierwszej wpłaty podatku.
Sam proces nadania NIP jest bezpłatny i szybki – zazwyczaj trwa maksymalnie kilka dni.
NIP-UE
Dla przedsiębiorców, którzy chcą dokonywać transakcji wewnątrz Unii Europejskiej, konieczne jest uzyskanie numeru NIP-UE. Aby to zrobić, należy złożyć odpowiedni wniosek w urzędzie skarbowym, a numer ten zostanie nadany w formie: PLXXXXXXXXXX, gdzie X to dziesięć cyfr krajowego NIP-u.
W jakich sytuacjach jest potrzebny numer NIP?
NIP jest potrzebny w wielu aspektach działalności gospodarczej, takich jak wystawianie faktur, rozliczenia podatkowe, a także w kontaktach z urzędami i bankami.
Do czego służy numer NIP?
-
Identyfikacja podatnika, co umożliwia prawidłowe przypisanie wpłat i zobowiązań do odpowiednich podmiotów.
-
Wystawianie faktur, zwłaszcza że od 2020 roku faktura VAT może być wystawiona tylko na podstawie paragonu zawierającego NIP nabywcy.
-
Prawidłowe obliczanie i rozliczanie zobowiązań podatkowych.
-
Kontakty z urzędami i bankami, w tym przy składaniu wniosków o kredyt firmowy, gdzie służy jako podstawowy identyfikator przedsiębiorstwa, pomagając w ocenie jego wiarygodności i zdolności kredytowej.
-
Weryfikacja przy współpracy biznesowej, zwłaszcza gdy firma działa w sektorze z wieloma podobnymi nazwami.
-
Dokumenty podatkowe i budżetowe.
-
Identyfikacja stron transakcji cywilnoprawnych.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?
Jak sprawdzić swój NIP?
Aby sprawdzić swój Numer Identyfikacji Podatkowej, można skorzystać z kilku dostępnych metod.
Najprostsza z nich to skontaktowanie się bezpośrednio z urzędem skarbowym, który nadał numer. Można to zrobić telefonicznie, osobiście lub poprzez e-mail.
Innym sposobem jest sprawdzenie numeru NIP w dokumentach związanych z rejestracją działalności gospodarczej, takich jak zaświadczenie o wpisie do CEIDG lub KRS.
Dodatkowo można skorzystać z portalu podatkowego, gdzie po zalogowaniu się na swoje konto podatnika, numer NIP będzie dostępny w sekcji z danymi identyfikacyjnymi.
Jak sprawdzić NIP firmy?
Sprawdzenie numeru NIP kontrahenta jest możliwe za pomocą różnych narzędzi online udostępnianych przez administrację podatkową.
Najczęściej wykorzystywaną metodą jest korzystanie z wyszukiwarki NIP dostępnej na stronach internetowych urzędów skarbowych lub poprzez portal CEIDG. Wyszukiwarka ta pozwala na weryfikację numeru NIP firmy poprzez wpisanie nazwy firmy lub innych danych identyfikacyjnych.
NIP a REGON — różnice
NIP to dziesięciocyfrowy identyfikator, który jest używany głównie w celach podatkowych. NIP nadawany jest przez organy skarbowe i służy do jednoznacznej identyfikacji podatników — zarówno osób fizycznych, jak i prawnych — w kontaktach z administracją podatkową. Jego głównym zadaniem jest ułatwienie ewidencji podatkowej oraz obiegu dokumentów związanych z podatkami.
Numer REGON to identyfikator nadawany przez Główny Urząd Statystyczny. REGON jest częścią Krajowego Rejestru Urzędowego Podmiotów Gospodarki Narodowej i ma na celu gromadzenie danych statystycznych dotyczących podmiotów gospodarczych. W odróżnieniu od NIP REGON jest używany do celów statystycznych i ewidencyjnych, takich jak analiza struktury rynku czy monitorowanie aktywności gospodarczej. REGON dostarcza również informacji na temat liczby zatrudnionych osób oraz formy prawnej podmiotu, a także jego NIP.
Podsumowując, główną różnicą między NIP a REGON jest ich przeznaczenie: NIP koncentruje się na identyfikacji podatkowej, natomiast REGON na celach statystycznych i ewidencyjnych. Oba numery są niezbędne w różnych kontekstach administracyjnych i gospodarczych, jednak pełnią odmienną rolę w systemie informacyjnym.
