Prowadząc działalność, Twoja sytuacja może w każdej chwili zmienić się na taką, która nie będzie już dla Ciebie korzystna. Jednak nie oznacza to, że musisz od razu likwidować swój biznes. Jeśli spełniasz określone warunki, możesz zdecydować się na zawieszenie działalności gospodarczej. Przeczytaj artykuł, aby zrozumieć, kiedy i jak można tego dokonać, aby korzystać z pełnego zakresu udogodnień oraz zachować zgodność z obowiązującym prawem.
Spis treści
Kiedy można zawiesić działalność gospodarczą i kto może tego dokonać?
Zawieszenie działalności gospodarczej oznacza po prostu przerwę w jej prowadzeniu. Przede wszystkim, procedura zawieszenia działalności gospodarczej dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), którzy nie zatrudniają pracowników. W przypadku spółek wszyscy wspólnicy muszą wyrazić zgodę na zawieszenie działalności.
Możesz zawiesić działalność z jakiegokolwiek powodu, na dowolny okres (nie krócej niż 30 dni) i dowolną ilość razy.
Jak długo może trwać okres zawieszenia działalności gospodarczej?
Dla przedsiębiorców zarejestrowanych w CEIDG możliwość zawieszenia działalności może być to czas oznaczony lub nieoznaczony, lecz nie może trwać krócej niż 30 dni.
Natomiast dla spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), okres zawieszenia może wynosić od 30 dni do maksymalnie 24 miesięcy. W szczególnych przypadkach, np. opieki nad dzieckiem, okres ten może zostać przedłużony do 36 miesięcy.
Jak krok po kroku zawiesić działalność gospodarczą?
Zawieszenie firmy w CEIDG
Jeśli jesteś przedsiębiorcą wpisanym do CEIDG, aby zawiesić działalność, musisz złożyć odpowiedni wniosek. Pamiętaj, że przed zawieszeniem działalności, należy wyrejestrować wszystkich pracowników z ZUS w ciągu 7 dni od daty rozwiązania stosunku pracy. To samo dotyczy członków rodziny ubezpieczonej.
- Wypełnij formularz CEIDG-1 i złóż go osobiście w urzędzie gminy, przesyłając go listem poleconym lub korzystając z formularza elektronicznego dostępnego online na biznes.gov.pl.
- Na podstawie informacji zawartych we wniosku CEIDG-1, ZUS sporządzi odpowiednie formularze dotyczące wyrejestrowania płatnika składek (ZUS ZWPA), wyrejestrowanie z ubezpieczeń osoby prowadzącej działalność gospodarczą oraz osób współpracujących (ZUS ZWUA), a także oraz członków rodziny osoby ubezpieczonej (ZUS ZCNA).
- Jeśli złożyłeś poprawnie wniosek, Twoja działalność zostanie zawieszona od dnia wskazanego we wniosku. Okres zawieszenia będzie trwać do dnia wskazanego we wniosku lub do dnia wskazanego we wniosku o wznowienie wykonywania działalności gospodarczej. Może też być tak, że do dnia ustanowienia zarządu sukcesyjnego.
Zawieszenie spółki wpisanej do KRS
Jeśli prowadzisz działalność w formie spółki wpisanej do Krajowego Rejestru Sądowego, proces zawieszenia wygląda nieco inaczej. Jednak podobnie jak w przypadku zawieszenia firmy w CEIDG, przed zawieszeniem działalności spółki, należy wyrejestrować pracowników z ZUS.
- Wypełnij wniosek KRS o zawieszenie wykonywania działalności spółki i złóż go do KRS.
- Jeśli zatrudniałeś w swojej spółce pracowników, masz obowiązek wypełnić druk NIP-8 i przekazać go do urzędu skarbowego.
- Na podstawie danych zawartych we wniosku KRS, ZUS sporządzi formularz dotyczący wyrejestrowania spółki.
Jeśli jesteś wspólnikiem w spółce komandytowej, spółce jawnej, spółce partnerskiej lub właścicielem jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, będziesz musiał wypełnić formularz ZUS ZWPA (do wyrejestrowania jako płatnik składek), ZUS ZWUA (do wyrejestrowania z ubezpieczeń) oraz ZUS ZCNA (do wyrejestrowania zgłoszonych członków rodziny), aby formalnie zakończyć swoją działalność w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?
Jakie czynności można wykonywać podczas zawieszenia działalności gospodarczej?
Podczas zawieszenia działalności gospodarczej nadal możesz podejmować niezbędne działania mające na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. To oznacza, że możesz podejmować działania, które pomogą utrzymać stabilność finansową Twojego przedsiębiorstwa oraz zabezpieczyć jego interesy w trakcie zawieszenia.
Możesz przyjmować należności powstałe przed zawieszeniem, osiągać przychody finansowe z czynności sprzed zawieszenia oraz regulować zobowiązania powstałe przed zawieszeniem. Możesz również sprzedawać własne środki trwałe i wyposażenie, jeśli uznasz to za konieczne.
Dodatkowo wciąż możesz uczestniczyć w postępowaniach sądowych, podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą prowadzoną przed zawieszeniem.
O czym należy pamiętać?
Masz obowiązek regularnie składać coroczne sprawozdanie finansowe, wykonywać obowiązki nakazane przez przepisy, uczestniczyć w kontrolach, prowadzić księgowość oraz opłacać wszelkie należności publiczno-prawne, takie jak podatek od nieruchomości czy opłaty środowiskowe.
Jakich czynności nie można wykonywać podczas zawieszenia działalności gospodarczej?
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie możesz prowadzić działalności gospodarczej ani uzyskiwać z tego tytułu bieżących przychodów. Ponadto nie wolno ci wykonywać usług, które wchodzą w zakres działalności gospodarczej, ani korzystać z umów zlecenia lub dzieło dotyczących tych samych usług, które świadczyłeś w ramach działalności gospodarczej przed zawieszeniem.
Oprócz tego, w tym czasie nie możesz dokonywać odpisów amortyzacyjnych od środków trwałych, które są nieużywane z powodu zawieszenia działalności gospodarczej.
Twoje obowiązki, jeśli zdecydujesz zawiesić działalność gospodarczą
Obowiązki wobec pracowników
Jeśli zatrudniasz pracowników na podstawie umowy o pracę, spółdzielczą umowę o pracę bądź na zasadzie powołania, wyboru, mianowania, zanim zawiesisz działalność, musisz rozwiązać te umowy. W przypadku, gdy zatrudniasz na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło — nie masz obowiązku rozwiązywać tychże umów. Jeśli planujesz zwolnienia grupowe, jesteś zobligowany do powiadomienia powiatowego urzędu pracy o przyczynach tych zwolnień.
Jeśli Twoi pracownicy przebywają na urlopach macierzyńskich, urlopach na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopach wychowawczych lub urlopach rodzicielskich, a nie łączą korzystanie z nich z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu, możesz zawiesić działalność.
Obowiązki wobec ZUS
Gdy zawieszasz działalność, nie musisz bezpośrednio informować o tym ZUS. Wystarczy, że dokonasz zgłoszenia w CEIDG. Po tym ZUS otrzyma informacje od CEIDG i przygotuje odpowiednie formularze.
W przypadku zawieszenia działalności związanej z opieką nad dzieckiem sytuacja jest nieco inna. W takim przypadku Twoje składki mogą być pokrywane w całości przez budżet państwa, ale musisz zgłosić się do ZUS.
Jeśli przed zawieszeniem działalności zakończyłeś umowy z pracownikami, musisz ich wyrejestrować z ubezpieczeń ZUS. To ważne zrobić w ciągu 7 dni od daty zakończenia umowy. Dokumenty możesz przesłać do ZUS elektronicznie, korzystając z programu Płatnik lub aplikacji ePłatnik na PUE.
Obowiązek prowadzenia księgowości
Jeśli prowadzisz księgowość przed zawieszeniem działalności, musisz pamiętać, że zawieszenie nie zwalnia Cię z tego obowiązku. To, jakie są Twoje zadania, zależy od tego, czy prowadzisz uproszczoną księgowość, pełną księgowość, czy też rozliczasz się na zasadzie ryczałtu. Natomiast, jeśli korzystasz z karty podatkowej, nie musisz prowadzić PKPiR ani ewidencji przychodów, lecz jeśli używasz kasy fiskalnej lub jesteś zwolniony z VAT, masz obowiązek prowadzić ewidencję sprzedaży.
Składki ZUS w okresie zawieszenia
W czasie zawieszenia działalności gospodarczej nie podlegasz ubezpieczeniom w ZUS, a co za tym idzie — nie jesteś zobowiązany do płacenia składek do ZUS. Warto mieć na uwadze to, że jeśli zdecydujesz się na zawieszenie działalności w trakcie miesiąca, będziesz musiał opłacić składkę zdrowotną za cały miesiąc oraz składki na ubezpieczenia społeczne proporcjonalnie do liczby dni, w których Twoja działalność była aktywna w danym miesiącu.
Warto również pamiętać, że po 30 dniach od dnia ustania okresu podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu, Twoje prawo do świadczeń zdrowotnych wygasa. Dlatego, jeśli w okresie zawieszenia chcesz mieć prawo do świadczeń zdrowotnych, musisz dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczeń do NFZ, o ile nie jesteś ubezpieczony z innego tytułu np. umowy o pracę.
Możesz też dobrowolnie zgłosić się do ubezpieczenia emerytalnego i rentowego (formularz ZUS ZUA). Jeżeli chodzi o ubezpieczenie chorobowe i wypadkowe, w trakcie zawieszenia nie przysługuje Ci prawo do dobrowolnego zgłoszenia się do tychże ubezpieczeń.
Przeczytaj także: Odwieszenie działalności gospodarczej — jak i kiedy złożyć wniosek?
Podatek dochodowy w okresie zawieszenia
Rozliczając działalność gospodarczą według zasad ogólnych lub według stawki liniowej, w okresie zawieszenia nie musisz płacić zaliczek. Dla tych, którzy opłacają ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, w czasie zawieszenia działalności są zwolnieni z obowiązku płacenia ryczałtu.
Zwolnienie z obowiązku dotyczy okresu zawieszenia. Jeśli jednak obowiązek zapłaty zaliczki na podatek dochodowy lub ryczałtu pojawił się przed zawieszeniem, nadal trzeba go uregulować.
Jeśli korzystasz z karty podatkowej, nie musisz płacić karty w czasie zawieszenia działalności zgłoszonej w CEIDG lub jako przerwa w działalności zgłoszonej do urzędu skarbowego. Jeśli zawieszenie lub przerwa trwa mniej niż 30 dni, kwotę podatku za dany miesiąc zmniejsza się proporcjonalnie za każdy dzień zawieszenia lub przerwy.
Podatek VAT a zawieszenie działalności gospodarczej
Podczas zawieszenia działalności gospodarczej nie trzeba składać deklaracji JPK_V7M i JPK_V7K. Jednak zwolnienie z obowiązku dotyczy tylko pełnych okresów rozliczeniowych, więc jeśli prowadziłeś działalność choćby jeden dzień w miesiącu/kwartale, musisz złożyć deklarację za ten okres.
Wyjątki od zwolnienia z obowiązku składania deklaracji JPK_V7M/JPK_V7K w okresie zawieszenia to m.in.:
- dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych lub jesteś nabywcą towarów jako podatnik VAT,
- musisz skorygować poprzednie deklaracje,
- wykonujesz czynności opodatkowane VAT i chcesz odliczyć podatek,
- wykonujesz czynność, która wymaga rozliczenia podatku.
Jeśli jesteś podatnikiem VAT UE i nie dokonujesz transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie musisz składać deklaracji VAT UE w okresie zawieszenia.
Zawieszenie działalności na co najmniej 6 miesięcy skutkuje wykreśleniem z rejestru podatników VAT. Po wznowieniu działalności możesz zostać ponownie zarejestrowany bez konieczności składania nowego zgłoszenia rejestracyjnego.
Jeśli planujesz wykonywać opodatkowane VAT czynności w okresie zawieszenia, musisz powiadomić urząd skarbowy przed zawieszeniem lub przed rozpoczęciem tych czynności w czasie zawieszenia. Dzięki temu nie zostaniesz wykreślony z rejestru VAT lub Twój status podatnika VAT zostanie przywrócony.
Ubezpieczenie w KRUS a zawieszenie działalności gospodarczej
Jeśli zdecydujesz się zawiesić działalność, będąc ubezpieczonym w KRUS i Twoja działalność jest wpisana do CEIDG, sama informacja o zawieszeniu zostanie przekazana do KRUS, właściwego urzędu skarbowego oraz do GUS. W związku z tym nie musisz składać żadnych dokumentów do KRUS.
Jeśli jesteś rolnikiem prowadzącym działalność gospodarczą i jesteś zarejestrowany w KRUS, płacisz składki w dwóch wysokościach: na ubezpieczenie emerytalno-rentowe podwójnie oraz na inne ubezpieczenia pojedynczo. Kiedy zawieszasz działalność lub ją zamykasz, wracasz do opłacania składek KRUS w jednej wysokości.
Składki w KRUS są płatne co kwartał, więc korzystniej jest zawiesić działalność z końcem kwartału, aby nie stracić opłaconych składek za cały kwartał. W przypadku wznowienia działalności musisz opłacić składki za cały kwartał, niezależnie od tego, czy to na jego początku, czy w środku.
W okresie zawieszenia nie musisz składać oświadczenia o kontynuacji ubezpieczenia w KRUS ani zaświadczenia z urzędu skarbowego. Niemniej jednak złożenie tych dokumentów (do 31 maja) jest zalecane, co ułatwi sytuację przy odwieszeniu działalności.
Jeśli jesteś rolnikiem prowadzącym działalność gospodarczą i jesteś ubezpieczony w ZUS, musisz przekazać informację o zawieszeniu działalności do KRUS wraz z zaświadczeniem z ZUS dotyczącym okresu ubezpieczenia (w tym przypadku CEIDG nie przekazuje informacji do KRUS).
Zalety zawieszenia działalności
- Zawieszenie działalności pozwala uniknąć płacenia składek na ubezpieczenie społeczne, obejmujące również ubezpieczenia zdrowotne, emerytalne oraz rentowe.
- W okresie zawieszenia nie musisz płacić zaliczek na podatek dochodowy ani składać deklaracji podatkowych.
- Wciąż możesz odzyskiwać wierzytelności od klientów lub kontrahentów bez ograniczeń wynikających z statusu firmy.
- Zawieszenie działalności daje możliwość zbycia majątku firmy, co może być szczególnie korzystne w przypadku posiadania zasobów zamrożonych w sprzęcie lub innych aktywach.
Wady zawieszenia działalności
- Zawieszenie działalności przez co najmniej 6 miesięcy skutkuje wykreśleniem z rejestru czynnych podatników VAT.
- Zawieszenie działalności nie zwalnia z opłacania rat kredytowych i innych kosztów stałych związanych z utrzymaniem firmy, takich jak opłaty za lokal.
- Należy śledzić czas trwania zawieszenia, ponieważ po jego zakończeniu ponownie musisz opłacać składki i podatki.
- Organ podatkowy wykreśla z rejestru czynnych podatników VAT podmiot, który zawiesił działalność przez co najmniej 6 kolejnych miesięcy.
Zawieszenie działalności gospodarczej to strategiczne rozwiązanie w sytuacji, gdy chcesz wykonać przerwę od prowadzenia biznesu, ale zależy Ci na tym, aby zachować swoją działalność i jednocześnie zabezpieczyć swoje interesy. Pamiętaj jednak, żeby podczas podejmowania decyzji brać pod uwagę zarówno korzyści, jak i potencjalne konsekwencje. Jeśli zdecydujesz się zawiesić firmę, ale po jakimś czasie będziesz gotów wrócić do prowadzenia działalności gospodarczej – przeczytaj nasz artykuł: Odwieszenie działalności gospodarczej — jak i kiedy złożyć wniosek?
