Księga przychodów i rozchodów to podstawowy dokument księgowy, który służy do ewidencji przychodów i kosztów związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. Jej głównym celem jest określenie wysokości zobowiązania podatkowego z tytułu podatku dochodowego od osób fizycznych. KPiR jest najczęściej wybieraną formą ewidencji księgowej przez małych przedsiębiorców, ponieważ oferuje prostsze zasady prowadzenia niż pełna księgowość.
Spis treści
Kto ma obowiązek prowadzenia KPiR?
Obowiązek prowadzenia KPiR dotyczy:
- Osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą.
- Spółek cywilnych, jawnych i partnerskich osób fizycznych, pod warunkiem że ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów oraz operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczyły równowartości 2 milionów euro w przeliczeniu na złote (w 2024 roku limit wynosi 9 218 200 zł).
- Armatorów, zgodnie z Ustawą o podatku tonażowym.
- Osób, które wykonują działalność gospodarczą w formie agencji i umów zlecenia.
- Osób duchownych, które zrezygnowały z prawa do zryczałtowanego podatku dochodowego.
- Osób zajmujących się działami produkcji rolnej, jeśli zgłosiły zamiar prowadzenia tej księgi.
Warunki do prowadzenia uproszczonej księgowości
Aby móc prowadzić uproszczoną księgowość, przedsiębiorca musi:
- Rozliczać podatek dochodowy według skali podatkowej (stawki 12% i 32%) lub liniowo (stawka 19%).
- Prowadzić indywidualną działalność gospodarczą bądź być wspólnikiem spółki cywilnej, jawnej, partnerskiej osób fizycznych lub przedsiębiorstwa w spadku.
- Przychody netto (bez VAT) z działalności gospodarczej lub przychody spółki nie mogą przekroczyć w poprzednim roku 2 milionów euro, przeliczanych na złote według średniego kursu NBP na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego.
Zakładanie księgi przychodów i rozchodów
Księgę można założyć w formie papierowej, kupując gotowy wzór księgi w sklepie papierniczym lub biurowym. Alternatywnie, można skorzystać z programów komputerowych oferujących elektroniczne prowadzenie KPiR.
Niezależnie od wybranej formy, księga musi być prowadzona zgodnie z przepisami, co oznacza m.in. zachowanie chronologii wpisów, dokładne opisywanie zdarzeń gospodarczych i odpowiednie dokumentowanie każdej operacji.
Prowadzenie KPiR w formie elektronicznej
Coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na elektroniczne prowadzenie KPiR, co ma wiele zalet, takich jak łatwiejszy dostęp do danych, automatyzacja wielu procesów oraz szybsze generowanie raportów i zestawień. Elektroniczna księga przychodów i rozchodów ułatwia również przechowywanie i archiwizowanie dokumentów księgowych.
Księga prowadzona elektronicznie — warunki
Aby prowadzić KPiR w sposób elektroniczny, przedsiębiorca musi:
- Sporządzić szczegółową instrukcję obsługi programu komputerowego (na piśmie).
- Używać programu zapewniającego bezzwłoczny wgląd w treść zapisów oraz możliwość wydruku danych w porządku chronologicznym.
- Przechowywać dane w sposób zabezpieczający przed ich zniszczeniem, zniekształceniem lub nieuprawnioną modyfikacją.
Przy spełnieniu tych warunków przedsiębiorcy nie muszą drukować KPiR.
Szukasz biura rachunkowego, które zadba o rzetelną księgowość i terminowe rozliczenia?
Jak prowadzić księgę przychodów i rozchodów?
KPiR powinna być prowadzona w sposób spójny i jednolity, z numeracją kart oraz chronologicznym wprowadzaniem wpisów. Każde zdarzenie gospodarcze musi być rejestrowane na podstawie dowodów księgowych, z oznaczeniem numeru porządkowego, daty, danych kontrahenta oraz opisu transakcji.
Sprzedaż rejestrowana za pomocą kas fiskalnych jest zwolniona z obowiązku ewidencjonowania w KPiR w powyższy sposób, ale należy wprowadzać zapisy do ewidencji po zakończeniu każdego dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym.
Co ważne, księga powinna być prowadzona w języku polskim i walucie polskiej.
Ewidencja przychodów
Każdy przychód powinien być odnotowany na podstawie dowodu księgowego, takiego jak faktura sprzedaży, paragon czy inny dokument potwierdzający wpływ środków do kasy firmy.
Ewidencja rozchodów
Wszystkie koszty związane z działalnością gospodarczą, takie jak zakup towarów, materiałów, usług, wynagrodzenia pracowników, powinny być skrupulatnie wpisywane do księgi. Każdy wydatek musi być udokumentowany odpowiednim dowodem księgowym, np. fakturą zakupową, rachunkiem czy innym dokumentem.
Chronologia i numeracja wpisów
Każdy wpis powinien być zapisany w chronologicznej kolejności i oznaczony kolejnym numerem, co ułatwia późniejsze przeglądanie księgi i kontrolowanie poprawności wpisów.
Dokumentowanie operacji
Każdy wpis musi zawierać datę, opis zdarzenia gospodarczego, numer dowodu księgowego, kwotę przychodu lub kosztu oraz inne niezbędne informacje. Wszystkie dowody księgowe powinny być przechowywane w odpowiedni sposób, aby były łatwo dostępne w razie kontroli.
Poszczególne kolumny księgi — konstrukcja KPiR
Aby KPiR spełniała swoje zadania, takie jak systematyczne rejestrowanie operacji finansowych w firmie, musi być prowadzona w odpowiedniej formie. Kolumny KPiR zawierają następujące elementy:
- Liczba porządkowa – każda operacja gospodarcza musi być numerowana w sposób ciągły przez cały rok lub z podziałem na miesiące
- Data księgowania wydatku – data poniesienia wydatku, otrzymania towaru lub uzyskania przychodu.
- Numer dowodu – numer faktury lub innego dokumentu stanowiącego podstawę wpisu.
- Nazwa podmiotu – nazwa firmy lub imię i nazwisko kontrahenta.
- Adres kontrahenta – adres podmiotu gospodarczego.
- Rodzaj przychodu lub wydatku – zwięzły opis zdarzenia gospodarczego.
- Wartość sprzedaży towarów i usług – przychód uzyskany ze sprzedaży towarów i usług
- Pozostałe przychody – przychody, które nie wynikają bezpośrednio ze sprzedaży towarów i usług, takie jak odsetki, różnice kursowe, przychody z odpłatnego zbycia majątku.
- Suma przychodów – kwoty z kolumn 7 i 8.
- Wartość zakupionych towarów handlowych i materiałów – koszty poniesione na zakup towarów handlowych i materiałów niezbędnych do prowadzenia działalności gospodarczej.
- Koszty uboczne – koszty dodatkowe, takie jak transport, załadunek, ubezpieczenie. Obejmuje wszelkie wydatki, które są bezpośrednio związane z zakupem towarów i materiałów.
- Wynagrodzenia brutto w gotówce i naturze – wypłaty dla pracowników, w tym wynagrodzenia z umów o pracę, umów zlecenia i umów o dzieło. Uwzględnia pełne wynagrodzenia brutto przed potrąceniem podatków i składek.
- Pozostałe wydatki – koszty nieujęte w kolumnach 10-12, np. media, amortyzacja, z wyjątkiem kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.
- Razem wydatki -suma kwot z kolumn 12 i 13.
- Wolna kolumna – inne zdarzenia gospodarcze nieprzyporządkowane do innych kolumn.
- Koszty działalności badawczo-rozwojowej – koszty według art. 26e ustawy o podatku dochodowym.
- Uwagi – dodatkowe informacje dotyczące treści zapisów w kolumnach 2-16.
Terminy dokonywania zapisów w KPiR
Ogólne terminy księgowania
Zapisy w KPiR należy dokonywać na bieżąco, codziennie po zakończeniu dnia, ale nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. Można także dokonywać wpisów do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, jeśli księga jest prowadzona przez biuro rachunkowe.
Terminy wykazywania przychodów
Przychody w KPiR należy ujmować w dacie uznawanej za moment powstania przychodu zgodnie z ustawą o PIT. Zasadniczo jest to dzień wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego, wykonania usługi lub częściowego wykonania usługi, nie później niż dzień wystawienia faktury lub uregulowania należności.
Terminy księgowania kosztów
Koszty uzyskania przychodów należy ewidencjonować w KPiR w zależności od rodzaju kosztu. Zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych ewidencjonuje się na podstawie faktury, a wynagrodzenia oraz składki ZUS pod datą faktycznego poniesienia wydatku.
Chcesz mieć pewność, że księgowość Twojej firmy jest w dobrych rękach?
Rzetelność i niewadliwość KPiR
KPiR musi być prowadzona rzetelnie i niewadliwie.
Rzetelność oznacza, że zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty i są zgodne z dowodami księgowymi. Księga jest rzetelna, jeśli niewpisane lub błędnie wpisane kwoty przychodu nie przekraczają 0,5% przychodu wykazanego w księdze za dany rok podatkowy.
Niewadliwość oznacza prowadzenie księgi zgodnie z przepisami rozporządzenia o KPiR oraz objaśnieniami do wzoru księgi. Ewidencja wadliwa to taka, w której brakuje dat, występują błędne wpisy lub inne formalne uchybienia.
Aby zachować rzetelność KPiR, musisz pamiętać o:
- Spójności i jednolitości zapisów.
- Przestrzeganiu chronologii i prawidłowego numerowania wpisów.
- Dokonywaniu wpisów na podstawie dokumentów księgowych.
- Umieszczaniu wszystkich najważniejszych danych na temat operacji.
Przechowywanie księgi przychodów i rozchodów
Przechowywanie podatkowej księgi przychodów i rozchodów (KPiR) to obowiązek każdego przedsiębiorcy prowadzącego uproszczoną księgowość.
W jakim miejscu przechowywać księgę przychodów i rozchodów?
Zasadniczo, KPiR powinna być przechowywana w siedzibie firmy lub w miejscu prowadzenia działalności gospodarczej. Jeśli przedsiębiorca korzysta z usług biura rachunkowego, księga ta może być przechowywana w siedzibie tego biura. Warto podkreślić, że razem z KPiR muszą być przechowywane wszelkie dowody księgowe i pozostała dokumentacja księgowa.
Przez jaki okres przechowywać księgę przychodów i rozchodów?
Podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz wszelkie powiązane dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku dochodowego rozliczanego na podstawie tych dokumentów. Jeśli jednak bieg terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego zostanie zawieszony, dokumentację należy przechowywać do momentu przedawnienia zobowiązań.
Jak wygląda procedura archiwizacji KPiR?
Po zakończeniu danego miesiąca lub kwartału przedsiębiorca powinien wydrukować KPiR i dokładnie przejrzeć wszystkie zgromadzone dokumenty, takie jak faktury sprzedaży i zakupu, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty księgowe, polisy, czy potwierdzenia dokonania płatności. Należy upewnić się, że wszystkie dokumenty są kompletne i prawidłowo zarejestrowane.
Dokumenty księgowe, które stanowią podstawę zapisów w KPiR, powinny być układane zgodnie z kolejnością zapisów w księdze. Dokumenty dotyczące najwcześniejszych zdarzeń gospodarczych powinny znajdować się na dole stosu. Każdy dokument księgowy musi być opatrzony numerem, który został mu przyporządkowany w KPiR, w sposób trwały (np. długopisem).
Roczne podsumowanie księgi
Przedsiębiorca powinien sporządzić roczne podsumowanie księgi na koniec roku podatkowego. Podsumowanie to obejmuje zestawienie wszystkich przychodów i rozchodów, co jest niezbędne do obliczenia podstawy opodatkowania.
Remanent końcowy
Aby sporządzić roczne podsumowanie, konieczne jest wykonanie remanentu (spisu z natury) na dzień 31 grudnia. Poprawnie sporządzony remanent powinien obejmować:
- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
- półwyroby,
- produkcję w toku,
- wyroby gotowe,
- braki,
- odpady,
- niewyprzedane wartości dewizowe w kantorach.
Podsumowanie zapisów w księdze
Na koniec roku należy również podsumować wszystkie zapisy w księdze. Można to zrobić na dwa sposoby:
- Narastająco od początku roku.
- Miesięcznie.
W obu przypadkach na koniec roku konieczne jest zestawienie sumy kwot z kolumn 7 do 14 w KPiR. Ta strona podsumowująca powinna znajdować się jako ostatnia strona księgi za dany rok podatkowy.
Ustalenie dochodu do opodatkowania
Dochód do opodatkowania to różnica między przychodami a kosztami uzyskania przychodu, z uwzględnieniem korekty związanej z różnicą między wartością remanentów na początku i na końcu roku. W przypadku gdy wartość remanentu na koniec roku jest wyższa niż na początku roku, należy zmniejszyć koszty uzyskania przychodu o tę różnicę. Jeśli wartość remanentu na koniec roku jest niższa niż na początku, koszty uzyskania przychodu zwiększają się o różnicę.
Aby obliczyć koszty, należy:
- Dodać wartość spisu z natury na początek roku do wartości zakupów towarów handlowych (materiałów) z kolumn 10 i 11.
- Pomniejszyć o wartość spisu z natury na koniec roku.
- Powiększyć o kwotę wydatków z kolumny 14.
Zmiana formy opodatkowania
Podatnik ma możliwość zmiany formy opodatkowania na nadchodzący rok podatkowy do 20. dnia miesiąca następującego po uzyskaniu pierwszego przychodu w nowym roku. Aby tego dokonać, należy zaktualizować formularz CEIDG-1. Więcej informacji na ten temat znajdziesz w naszym artykule: Jak zmienić formę opodatkowania w 2024 roku?
Prawidłowe zakładanie i prowadzenie księgi przychodów i rozchodów to fundament efektywnego rozliczania podatków w działalności gospodarczej. Niezależnie od formy, w jakiej prowadzisz KPiR – papierowej czy elektronicznej – pamiętaj o precyzyjnych wpisach oraz o zgodnym z przepisami przechowywaniu dokumentów.
Jeśli potrzebujesz profesjonalnej pomocy w zakresie księgowości, która pozwoli Ci skoncentrować się na rozwijaniu swojego biznesu, Biuro Rachunkowe LinkTAX jest gotowe przejąć za Ciebie wszelkie obowiązki związane z uproszczoną księgowością. Wystarczy, że skontaktujesz się z nami, a nasz specjalista przedstawi Ci szczegóły.
